Total cost of ownership (Celkové náklady vlastnictví)

Pro hodnocení projektových záměrů, pro porovnání různých variant řešení ICT projektů mezi sebou, pro sledování a řízení nákladů služeb aktuálně provozovaných ICT řešení a další manažerské účely se ve veřejné správě ČR využívá metoda výpočtu celkových nákladů vlastnictví (TCO), resp. u externě provozovaných ICT služeb metodika de facto celkových nákladů užití ICT služby.

TCO objasňuje úplnou strukturu nákladů, spojených s životním cyklem ICT řešení a jejich služeb. Přináší nový pohled na řízení informatiky VS, vnáší tak do sledování a řízení ICT jednotný nákladů řád, umožňuje manažerům ICT se v problematice orientovat a rozvíjet tzv. controlling ICT služeb. Podstatou controllingu obecně (jako manažerského, interního účetnictví) je doplnění řízení peněžních výdajů v externím účetnictví (rozpočetnictví) o mnohem účinnější řízení spotřeby zdrojů, viz následující kapitola. Zaměřuje pozornost manažerů od okamžiků a míst, kdy a kde odcházejí výdaje do okamžiků a míst, kdy a kde se spotřebovávají zdroje. Snížením spotřeby zdrojů dojde následně (příště) ke snížení výdajů.

Zde uvedený popis představuje jednotnou znalostní základnu pro všechny případy a účely hodnocení a interpretace hodnoty ICT služeb, řešení či projektů ve VS ČR. Jedním z klíčových principů je, že samotné výdaje nebo celkové náklady na pořízení ICT služby musí být počítány tak, aby umožňovaly z tohoto pohledu rovnost a srovnatelnost všech způsobů pořízení služby, ať již jako investici do řešení nebo nákup software jako služby (SaaS) nebo libovolné kombinace nebo mezistupně mezi těmito formami pořízení a užívání ICT služby. Aby byly služby a investice lépe srovnatelné, je uvažováno vždy standardně 5 leté období užívání služby (v odůvodněných případech období kratší), do něhož je možné rozložit výši vstupních výdajů řešení budovaného jako majetek (investice).

Celkové náklady TCO musí pokrývat všechny kategorie nákladů dle jejich účelového členění podle všech životních fází s projektem (záměrem) spojeného řešení za dobu přípravy, pořízení, realizace (vývoje), úprav a zavedení ICT služeb předmětného řešení a za těchto 5 let jeho užívání, provozu, údržby a rozvoje, s výjimkou těch kategorií, které metodika TCO pro tento účel pro zjednodušení záměrně opomíjí.

Pro jednotlivé účely použití se stanovuje různá míru zjednodušení, přičemž se některé kategorie nákladů záměrně nezahrnují do výpočtu, například režijní a další typy nákladů na zdroje, které se sice podílejí na každé interně zajišťované ICT službě, ale které by byly obtížně zjistitelné nebo obtížně rozpočítatelné z paušální částky na jednotlivé ICT služby. Jde o některé provozní režie (například náklady na elektrickou energii, vytápění a chlazení datových center, datovou konektivitu, na spotřební materiál) a správní režie (například náklady na management instituce a ICT, na správu budov atd.).

Hlavním cílem užití TCO pro pořízení a provoz ICT služeb v rámci Government Cloudu je vytvořit praktický nástroj pro potřeby zákazníků eGC k posouzení ekonomické výhodnosti pořízení a provozu požadované ICT služby v prostředí eGC. Dílčí cíle vedoucí k naplnění hlavního cíle jsou:

• Přehledné vymezení (definice) všech relevantních nákladů, které jsou uplatňovány jak při pořízení, tak při provozu ICT služeb v režimu on-premise (tzn. pořízení veškerého HW a SW potřebného pro poskytování dané ICT služby do vlastního majetku.)
• Popis nákladových položek, který bude plnit roli návodu a umožní zákazníkovi eGC stanovit relevantní hodnoty jako vstupy do kalkulace ekonomické výhodnosti.
• Stanovení hodnot pro ty nákladové položky, které lze obecně uplatnit pro každou kalkulaci ICT služby napříč potřebami všech zákazníků eGC. Tyto údaje mají doporučující charakter a vycházejí z příkladů praxe, zkušeností některých potenciálních zákazníků eGC s kalkulací nákladů ICT služeb v předešlých letech, nebo z legislativního vymezení.
• Porovnání ekonomické výhodnosti ICT služby v režimu on-premise s provozem ICT služby v prostředí eGC, a to na všech požadovaných úrovních (SaaS, PaaS, IaaS – podle povahy ICT služby).
• Určení celkové ekonomické hodnoty požadované ICT služby, která bude podkladem pro zadávací dokumentaci a následnou veřejnou zakázku na ICT služby.

Forma je založená na přehledném kalkulátoru nákladů ICT služeb, umístněných v logických nákladových skupinách. Nákladové skupiny vycházejí z metodiky procesního modelování agend Kalkulace TCO a posouzení ekonomické výhodnosti jednotlivých variant je povinným vstupem před každým plánovaným pořízením ICT služby u všech zákazníků eGC.

Zvýrazněné položky jsou odlišné od obecné definice TCO.

Rozhodujícím kritériem pro využití služeb eGC je kalkulace a porovnání TCO jednotlivých IS v modelu provozu on-premise (na vlastní infrastruktuře) a s využitím služeb eGC. K oběma způsobům stanovení bezpečnosti a ekonomické náročnosti vznikly metodické pomůcky pro její stanovení:

• Metodika
• Pomocný excel

Tento případ užití se vztahuje na potřebu a povinnost, která je blíže rozpracována v Informacích ke schvalování projektů eGovernmentu. Týká se především orgánů veřejné správy a ústředních správních úřadů včetně organizací v jejich působnosti. Celkový popis je uveden v samostatné metodice.