Využívání oprávnění na údaje jiných informačních systémů

Níže uvedený text je shrnutím některých právních souvislostí předávání a využívání a údajů z informačních systémů veřejné správy mezi orgány veřejné moci, zpracovaný Digitální a informační agenturou jakožto správcem základního registru agend, orgánů veřejné moci, soukromoprávních uživatelů údajů a některých práv a povinností (dále jen „základní registr práv a povinností“ nebo „RPP“).

Oprávnění pro využívání údajů z informačních systémů veřejné správy orgány veřejné moci, a to ve vztahu k základním registrům i agendovým informačním systémům, je nyní dáno ustanovením § 5 odst. 1, větou první, zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech. Je vhodné uvést historické i současné znění předmětného ustanovení. Ustanovení ve znění účinném do 31. ledna 2022 znělo takto:

Ustanovení ve znění účinném od 1. února 2022, zavedené do zákona o základních registrech částí osmou, bodem 13., zákona č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby, zní takto:

Na zmíněnou změnu navázal zákon č. 261/2021 Sb., změna zákonů v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. DEPO), který z více než 140 právních předpisů odstranil konkrétní zmocnění k využívání konkrétních údajů pro konkrétní orgán veřejné moci (tzv. položková skladba).

K důvodům opuštění konceptu tzv. položkové skladby důvodová zpráva k zákonu č. 261/2021 Sb. uvádí:

K postupu podle nynějšího znění § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech, důvodová zpráva k zákonu č. 261/2021 Sb., uvádí:

Z výše uvedeného je zjevné, že k využívání údajů již není nutné výslovné zákonné zmocnění pro konkrétní využívající orgán veřejné moci v rozsahu konkrétních údajů (tzv. položková skladba) , v návaznosti na to byly položkové skladby ve většině zákonů zákonem č. 261/2021 Sb. zrušeny. Rozsah § 5 odst. 1, věta první, zákona o základních registrech, byl nadto oproti znění účinnému do 31. ledna 2022 rozšířen ze základních registrů též na agendové informační systémy, a z referenčních údajů na všechny údaje.

Pokud hodlá orgán veřejné moci využívat údaje z určitého informačního systému veřejné správy, které potřebuje pro vedení údajů v jiném informačním systému veřejné správy, jehož je sám správcem, tj. jedná se o informační systém veřejné správy v pozici tzv. čtenáře, tvoří, není-li zakotvena položková skladba, právní základ pro potřebnost, o níž ustanovení § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech hovoří, zákonné ustanovení, které předpokládá, že je v informačním systému veřejné správy v pozici tzv. čtenáře takový údaj veden.

Právním základem pro využívání určitého údaje nemusí být jen vedení tohoto údaje v agendovém informačním systému v pozici tzv. čtenáře. Může se též jednat o situaci, kdy je tento údaj potřeba využívat např. pro potřeby různých typů řízení, popř. pro jiné činnosti. Jak je již uvedeno výše, konkrétní posouzení potřebnosti využívání provádí v rámci řízení u Digitální a informační agentury správci informačních systémů veřejné správy, ze kterých má být příslušný údaj využíván.

Popsané úzce souvisí s některými ustanoveními zákona o právu na digitální služby. Podle § 7 tohoto zákona platí, že orgán veřejné moci nevyžaduje údaje vedené v základním registru nebo agendovém informačním systému, které jsou mu zpřístupněné pro výkon agendy nebo na základě souhlasu uživatele služby. Podle § 9 odst. 1 a 2 tohoto zákona platí, že uživatel digitální služby má právo prokázat nebo osvědčit právní skutečnost výpisem z informačního systému veřejné správy nebo odkazem na údaje v něm obsažené, a není povinen je prokazovat dokladem. S ohledem na účel a smysl tohoto ustanovení, jakož i s ohledem na obecné oprávnění podle § 5 odst. 1, věty první, zákona o základních registrech, mám za to, že nelze považovat vyžadování údajů či dokladů za oprávněné nejen v případě, kdy orgán veřejné moci má údaje zpřístupněné pro výkon svých agend, ale ani tehdy, pokud na tyto údaje má právo, ale o zpřístupnění výše popsaným postupem nepožádal.

S ohledem na uvedené platí, že pokud v agendovém právním předpise položková skladba neexistuje, nelze ze strany správců informačních systémů veřejné správy, a to ani základních registrů ani agendových informačních systémů, podmiňovat oprávnění jiných orgánů veřejné moci k využívání konkrétního údaje (tj. oprávnění ke čtení) existencí zákonného ustanovení, které by oprávnění k využívání konkrétního údaje z konkrétního informačního systému veřejné správy výslovně stanovovalo. Pokud je položková skladba zachována, využívají se údaje v rozsahu položkové skladby a odkazuje se na příslušné ustanovení s položkovou skladbou. Jak již uvádí výše citovaná důvodová zpráva, je v případě absence položkové skladby na správcích informačních systémů veřejné správy, z něhož mají být údaje využívány, aby posoudili oprávněnost žádosti konkrétního orgánu veřejné moci o využívání (o čtení) údajů v rámci registrace agendy nebo v rámci již existující agendy. Zároveň pro orgány, které údaje využívají, platí, že nejsou oprávněny údaje vyžadovat po osobách jen proto, že ač jsou k jejich využívání (ke čtení) oprávněny, o toto oprávnění si nepožádaly, přičemž toto nevyužívání nelze odůvodnit absencí zákonného ustanovení, které by oprávnění k využívání konkrétního údaje z konkrétního informačního systému veřejné správy stanovovalo výslovně.

Informace související zejména ve věci registrace agendy či využívání údajů v rámci existující agendy můžete nalézt v rozšiřující znalostní bázi.